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Die Volkshochschule Aachen ist das kommunale Weiterbildungszentrum der Stadt Aachen. Als eigenbetriebsähnliche Einrichtung bietet sie ein Programm im Umfang von etwa 2.000 Veranstaltungen mit 74.000 Unterrichtsstunden und etwa 37.000 Teilnehmer*innen pro Jahr an. Sie ist zertifiziert nach LQW (Lernorientierte Qualitätstestierung in der Weiterbildung).
-Selbständige persönliche, telefonische und schriftliche Betreuung der Aufgabenschwerpunkte des Programmbereichs „Kultur, Geschichte, Politik“ auf organisatorischer Ebene, darunter vollumfängliche Information der freiberuflichen Lehrkräfte und Teilnehmer*innen über das Programmangebot im - Zuständigkeitsbereich sowie Bearbeitung der Korrespondenz von und mit Teilnehmer*innen und freiberuflichen Lehrkräften
-Informieren der Teilnehmer*innen und freiberuflichen Lehrkräfte über Verschiebungen und Ausfälle, Planen von Zusatzterminen
-Bearbeiten von Anmeldungen, Ummeldungen und Kursstornierungen
-Erstellung, Bearbeitung und Abwicklung der Honorarverträge; Überprüfung und Bearbeitung der Honorarabrechnungen
-Vornahme von (Internet-)Recherchen, z.B. Angebotsanfragen zu Ausstellungen und Tagesfahrten sowie für Ausstattungsgegenstände für Fachräume und Unterrichtsmaterialien
-Eingabe des Programms in das Verwaltungsprogramm KuferSQL inklusive der Raumbuchung, dabei fortwährende Datenpflege in KuferSQL sowie Eingabe und Datenpflege für Statistiken
-Allgemeine Verwaltungsaufgaben, z.B. Bearbeiten von Rechnungen, Vorbereiten von Sitzungen
-Kommunikative Schnittstelle zwischen Anfragen der Verwaltungsabteilung und den Programmbereichen: z.B. Beantwortung von Rückfragen zum Hausmeistereinsatz bzw. Raumausstattungen bei Veranstaltungen oder Transporten
-Mitwirkung und Unterstützung bei Veranstaltungen (z.B. Ausstellungen, Vorträge), bei der Öffentlichkeitsarbeit und bei Werbemaßnahmen
-eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW.
Zudem werden Bewerber*innen angesprochen, die derzeit am Verwaltungslehrgang I teilnehmen oder für die Teilnahme zugelassen sind
-die Ausschreibung richtet sich auch an Personen, die nicht über die vorgenannten Verwaltungsqualifikationen verfügen, aber über eine abgeschlossene dreijährige anerkannte kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Büromanagement/Bürokommunikation und eine der Ausbildung entsprechende Berufserfahrung im Umfang von mindestens einem Jahr verfügen. Erwünscht ist in diesem Fall die Bereitschaft, an einer internen beruflichen Weiterbildung (Verwaltungslehrgang I) teilzunehmen
-eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise
-hohe Kommunikationsfähigkeit
-Dienstleistungsorientierung sowie Teamfähigkeit
-die Bereitschaft, gelegentlich Abend- und Wochenendveranstaltungen zu begleiten
18.01.2026
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